Comprendre votre besoin pour vous proposer une solution personnalisée
Avant toute première mission, nous définissons ensemble le type de prestation qui vous convient : avec ou sans présence aux réunions, niveau de retraitement, modalités d’identification des intervenants, délais de livraison, etc.
Une approche sur-mesure vous est proposée. Ainsi, je m’adapte à vos éventuelles exigences particulières sur le fond comme sur la forme : sujets ou thématiques à
privilégier, niveau de langage attendu, présentation des documents, etc.
La prestation comprend l’enregistrement audio haute qualité de la séance et la communication du fichier à votre structure pour archivage. Vous ne souhaitez pas que la séance soit enregistrée ? Une prestation en direct sans enregistrement est possible pour les formats synthétiques.
Toute prestation est réalisée avec une totale neutralité vis-à-vis des interventions. Parmi différents engagements, je vous garantis également un strict respect de la confidentialité au regard du contenu des échanges et documents de la réunion.
Trois formules pour une prestation adaptée à votre situation en termes de localisation et de budget :
1. participation en présentiel
Présent sur le lieu de votre réunion, j'assure la prise de notes et l'enregistrement de la réunion qui me permettront d'assurer la rédaction de votre document. Je me déplace notamment sur Toulouse, Albi, Montauban, Castres...
2. Participation a distance
Présent à distance en visioconférence, j'assure la prise de notes et l'enregistrement de la réunion qui me permettront d'assurer la rédaction de votre document comme pour une réunion en présentiel.
3. rédaction a partir d'enregistrements
Je retranscris directement les débats ou le contenu de votre événement depuis un enregistrement audio ou vidéo. Il vous suffit de me transmettre vos enregistrements pour recevoir ensuite votre compte rendu dans les délais prévus.
Niveau de retraitement standardisé ou sur-mesure :
le compte rendu
7 à 10 pages par heure de réunion
Tout en rendant compte presque intégralement du contenu, ce format reste efficace grâce à une reformulation intelligente et à la suppression des éléments sans intérêt (répétitions, anecdotes et propos hors sujet).
Exemple : La rédaction du procès-verbal d'un comité social et économique (CSE) dont les membres sont attachés à la conservation des propos de
chaque intervenant (Direction, élus, représentants syndicaux...) dans un objectif d'exhaustivité.
La SYNTHÈSE STANDARD
5 à 6 pages par heure de réunion
Un format de synthèse classique qui permet de retrouver l'essentiel, en conservant uniquement les interventions contribuant sur le fond aux débats.
Exemple : La rédaction du procès-verbal d'un Conseil d'administration
qui souhaite à la fois disposer d'un format synthétique, pour des raisons d'efficacité, et conserver une trace des présentations et des échanges présentant un intérêt substantiel pour les travaux
de l'instance.
La SYNTHÈSE courte
3 à 4 pages par heure de réunion
Un format de synthèse raccourci pour une plus grande efficacité, qui reprend uniquement les idées fortes et les conclusions des échanges.
Exemple : Le document de suivi d'un groupe de travail technique qui doit pouvoir rapidement retrouver et
suivre les résultats essentiels des échanges. La synthèse courte se concentre alors d'une part sur les apports fondamentaux des interventions sur le plan technique ou de la gestion de projet, et
d'autre part sur la mise en évidence des avancées du groupe de travail par rapport aux jalons ou objectifs fixés.
LE FORMAT sur-mesure
Le niveau de retraitement du contenu des échanges est défini avec vous, en vous proposant le nombre de pages le plus adapté à votre besoin.
Exemple : Un format très synthétique (1 à 2 pages par heure de réunion) pour des tables rondes organisées lors d'un séminaire. La note de synthèse
s'attache dans ce cas à conserver les points essentiels qui contribueront à définir par exemple une politique ou une stratégie d'entreprise, une charte des valeurs, un support de
communication...
Le "Support MÉMO" en option : pour un suivi très opérationnel de vos réunions ou plans d'action
Un document pratique et opérationnel de suivi qui résume en 1 ou 2 pages :
- le résultat des votes (élections, informations-consultations, résolutions...)
- les décisions importantes actées
- les engagements pris
- les échéances clés à venir
- tout autre élément à votre demande
Exemple : Un outil supplémentaire pour une commission Santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) qui souhaite assurer le suivi de ses plans
d'action. Le Support Mémo, complémentaire du compte rendu plus exhaustif, permet à l'instance de suivre l'avancement de ses travaux sur un document d'une seule page mettant en évidence l'état
d'avancement des actions programmées, les engagements pris par les acteurs concernés (Direction, service QHSE, experts...) et les échéances clés.