Questions fréquentes sur le métier de rédacteur et sur les prestations, de la prise de notes ou la sténotypie à la livraison des comptes rendus

L’instance a également la possibilité de faire appel à un prestataire externe pour réaliser cet enregistrement et assurer la retranscription des débats, qui sera consignée dans le procès-verbal. A noter qu’il est également légalement valable que le procès-verbal soit rédigé sous la forme d’une synthèse des échanges, dès lors qu’il respecte un certain nombre d’exigences.

Autre point important, le Secrétaire du CSE reste responsable du contenu des procès-verbaux soumis à l’approbation de l’instance. En faisant appel à un prestataire qualifié, ce dernier peut ainsi se décharger de cette tâche chronophage afin de se consacrer pleinement aux débats et au suivi des dossiers. Le Secrétaire est destinataire du projet de procès-verbal rédigé par son prestataire, qu’il soumettra à l’approbation des élus après relecture et après avoir apporté quelques rectifications ou modifications éventuelles.

En pratique, votre rédacteur arrive quelques minutes avant le début de la réunion afin d’installer son matériel pour enregistrer la séance et se préparer à la prise de notes. Durant la séance, il suit les débats sans intervenir pour identifier les prises de parole. Il peut ensuite vous remettre l’enregistrement rapidement après la séance, puis la synthèse ou le compte rendu des débats selon un délai prédéfini.

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L’article L2315-34 du Code du travail prévoit les modalités suivantes :

« Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l'article L. 2312-16 ou, à défaut, par un décret.

A l'issue du délai mentionné au premier alinéa, le procès-verbal est transmis à l'employeur, qui fait connaître lors de la réunion du comité suivant cette transmission sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises.

Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal.

Un décret définit les conditions dans lesquelles il peut être recouru à l'enregistrement ou à la sténographie des séances de l'instance. »

En matière d’enregistrement des séances et de recours à une personne extérieure pour la rédaction des procès-verbaux, il a été précisé par décret (Article D2315-27) :

« L'employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l'article L. 2315-34.

Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l'employeur ne peut s'y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l'article L. 2315-3 et qu'il présente comme telles.

Lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.

Sauf si un accord entre l'employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l'employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. »

Le rédacteur des débats réalise en comparaison systématiquement un travail (plus ou moins approfondi) d’optimisation des documents sur le fond comme sur la forme, en s’aidant de sa prise de notes et - généralement - de l’enregistrement de la séance. Celui-ci a donc vocation à rédiger des documents expurgés des tics de langage utilisés à l’oral, des tournures maladroites et qui soient parfaitement lisibles, clairs et structurés. Sa compétence réside aussi dans la capacité à sélectionner les informations les plus pertinentes afin de produire un document plus ou moins synthétique en fonction des besoins de l'instance concernée. A noter qu’un rédacteur expérimenté est également capable de produire une synthèse sans enregistrement si le client le souhaite !

Par ailleurs, chaque rédacteur peut se démarquer par des connaissances acquises au titre de sa formation ou de son expérience professionnelle, qui peuvent influer grandement sur la qualité de ses comptes rendus. S’agissant de ma prestation, je m’appuie ainsi sur de solides connaissances pour comprendre et retranscrire au mieux des échanges ou présentations ayant trait au fonctionnement des organisations (bilans économiques et financiers, suivi d’indicateurs RH, stratégie, gouvernance et organisation, marketing et communication, etc.). De surcroît, plusieurs années d’expérience en tant qu'analyste extra-financier puis en tant que rédacteur m’ont amené à approfondir mes connaissances du fonctionnement des organisations du secteur privé et associatif, ainsi que des institutions publiques.

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Pour une prestation ponctuelle, je peux me déplacer plus loin en région Occitanie. Chaque devis comprend, le cas échéant, un forfait déplacement transparent couvrant le temps de déplacement nécessaire et les frais associés.

• participation en direct à vos réunions en visioconférence pour assurer la prise de notes puis la rédaction de vos documents ;
• rédaction de vos documents à partir de tout support audio ou vidéo enregistré par vos soins ;
• reprise de vos comptes rendus déjà écrits pour rédiger un document plus synthétique.

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Cette formule de « retranscription sur enregistrement » est la plus économique possible, puisqu’exempte de l’ensemble des coûts qui vous sont facturés lorsque le rédacteur se rend sur place pour assister aux réunions (temps de déplacement, coûts de transport, prise de notes et dédommagement de la présence lors des suspensions de séance éventuelles).

Le gain sur votre facture finale est substantiel puisqu’il représente, s’agissant de ma politique tarifaire, autour de 25% du coût d’une prestation nécessitant un déplacement et une présence aux réunions.

L’option de retranscription sur enregistrement comporte aussi quelques désavantages.

Tout d’abord, il vous appartient d’assurer l’enregistrement de la séance et d’en garantir la qualité. Je peux vous accompagner pour vous recommander un dictaphone et vous expliquer les quelques bonnes pratiques à suivre, qui sont simples, pour un enregistrement de qualité (compter environ 70 euros pour l’achat d’un dictaphone performant). A noter qu’il est bien entendu possible d’enregistrer facilement des réunions réalisées en visioconférence via l’outil de Visio utilisé.

Ensuite, le rédacteur n’a pas toujours la possibilité d’identifier nominativement les intervenants comme il le peut le faire lorsqu’il est présent en séance. S’il s’agit d’un CSE comptant moins d’une dizaine de membres, l’identification sera plus aisée et le rédacteur y parviendra progressivement au bout de quelques réunions. La tâche sera plus difficile en revanche si la taille de l’instance est plus importante. Une alternative consiste à grouper les prises de parole, par exemple en distinguant « La Direction » et « Les élus » s’il s’agit d’une instance représentative du personnel (IRP).

Au final, cette formule économique et qui apporte de la souplesse s’avère très intéressante puisque les désavantages restent minimes. Si vous disposez déjà d’enregistrements, vous pouvez en plus facilement tester un prestataire sur simple retransmission d’un fichier audio ou vidéo afin d’évaluer le niveau de qualité qu’il est capable de produire.

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